En kunde har ikke betalt sin faktura. Er det en fejl? Har de glemt det? Skal de have lidt ekstra tid?

Alle kunder kan glemme at betale en faktura, men sker det, skal du reagere hurtigt og minde kunden om at betale. Hvis det bare var en fejl, får du pengene med det samme. Hvis du ikke får pengene, og kunden ikke reagerer, så kan det være et tegn på, at kunden er i økonomiske problemer. Så gælder det om at handle proaktivt uden tøven.

Ubetalte fakturaer kan påvirke din virksomhed i alvorlig grad, hvis situationen ikke håndteres korrekt. Det kan påvirke virksomhedens likviditet, omsætning, kreditvurdering og i værste fald give virksomheden et negativt omdømme. Hvis betalingsfristen overskrides, kan du eventuelt starte med at ringe. Det er mere personligt end at sende en mail. Måske er der en god grund til, at kunden har overset eller ladet din faktura vente. En reklamation for eksempel.

Læs også: Hvad gør jeg, når kunderne ikke betaler?

Vis kunden, du holder øje

Men hvis du bliver spist af med ”vi skal nok få det ordnet”, så giv kunden en lille uges tid mere – og send så en rykker. Og husk at angive, at fakturaen stadig ikke er betalt trods din telefoniske påmindelse. Det giver kunden en følelse af, at du holder skarpt øje med betalingen, og det er lige præcis meningen. I praksis viser det sig, at kundernes betalingsadfærd kun bliver ringere, hvis der ikke bliver fulgt nøje op på, om fakturaerne bliver betalt. Og så kan sidste udvej blive at sende fakturaen til inkasso. Så tøv ikke med at tage sagen i egen hånd.

“Der er i de fleste tilfælde en grund til, at regningen ikke er blevet betalt - måske er den ikke nået frem til den rette person, eller der kan være opstået en situation, som har forsinket betalingen. Så en påmindelse, enten pr. telefon eller mail, kan i mange tilfælde afklare situationen hurtigt, og hvis det sker i en venlig tone, vil mange virksomheder opfatte det som god service, at man tager kontakt for at afklare situationen. Men mange virksomheder tøver for længe med at tage den første kontakt, og så springer de måske direkte til at sende en formel rykker sent i forløbet. Det er ikke konstruktivt for et videre samarbejde med kunden, hvis det viser sig, at der er en naturlig grund til, at regningen ikke blev betalt i første omgang. Men det er klart, at bliver regningen ikke betalt, efter virksomheden er blevet påmindet om det, så skal man naturligvis sende en rykker med det samme,” siger Heikki Näreaho, Key Account Manager hos Allianz Trade.