Cyfryzacja w obszarze monitorowania wyników finansowych firmy

Kryzys związany z pandemią Covid-19 pokazał wszystkim, jak istotna dla przetrwania firm jest cyfryzacja. Ponieważ spółki przestawiły się na prowadzenie działalności oraz pracę w trybie online, przyspieszyło to cyfryzację biznesu na całym świecie. Jednak korzyści wynikające z digitalizacji będą widoczne również po zakończeniu tego trudnego okresu.

Jedną z kluczowych korzyści związanych z cyfryzacją jest wspomaganie bardziej efektywnego gromadzenia i analizy danych – jednego z najcenniejszych zasobów dostępnych w zakresie zarządzania firmą. Im więcej informacji mamy na temat klientów, łańcucha dostaw, rynku, tendencji gospodarczych, tym większe są nasze możliwości w obszarze strategicznego zarządzania firmą.

W tym artykule przedstawimy, w jaki sposób podjęcie działań związanych z cyfryzacją może poprawić wyniki finansowe.

Wraz z początkiem wychodzenia z kryzysu spowodowanego przez Covid-19, stopy procentowe są na rekordowo niskim poziomie i dostępne są pożyczki ze wsparciem rządowym, co sprawia, że jest to właściwy moment na inwentaryzację cyfrowych procesów stosowanych w firmie. Analiza sposobów gromadzenia, wykorzystywania, dystrybucji i analizy danych ma absolutnie podstawowe znaczenie, jeżeli chcemy być na bieżąco z szybkimi zmianami tendencji w skali krajowej i międzynarodowej, wpływających na firmę.

Firmy korzystające z cyfryzacji są bardziej świadome spraw związanych ze swoimi dostawcami oraz łańcuchami dostaw, a zatem ryzyka występującego we wspomnianych łańcuchach, dlatego są w stanie reagować szybciej, by radzić sobie z kryzysami.

„Kraje, w których środowisko bardziej sprzyja cyfryzacji w firmach, były w stanie lepiej reagować w porównaniu z ogółem gospodarki, lecz również w związku z kryzysem spowodowanym przez Covid-19” mówi Starsza Ekonomistka Allianz Trade, Francoise Huang.

Oprócz tego, że cyfryzacja procesów administracyjnych firmy ułatwia przejście na pracę zdalną, umożliwia też dostęp do informacji finansowych oraz szybsze opracowanie wymaganych analiz.

W firmie dostępnych jest wiele istotnych danych, z których organizacja może nie korzystać, takich jak informacje dotyczące działalności operacyjnej, IT, marketingu lub obsługi klienta. Informacje te mogą pomóc w ustaleniu rzetelnego obrazu firmy, lecz często mogą nie być przekazywane odpowiednim osobom lub być przekazywane w sposób niescentralizowany.

Najłatwiejszym sposobem na pozyskiwanie takich informacji oraz stworzenie kompleksowego obrazu działalności jest ustalenie kluczowych wskaźników, jakie będą stosowane oraz ich definicji, ustalenie przekazywania przez poszczególne zespoły regularnych raportów oraz zdefiniowanie ujednoliconego sposobu realizacji tych działań.

Na poziomie klientów, źródłem przydatnych informacji jest analiza ankiet, ruchu na stronie internetowej, transakcji, analityki dotyczącej internetowych kampanii marketingowych firmy, mediów społecznościowych, subskrypcji i rejestracji bądź ruchu w sklepie. Dzięki badaniu danych sprzedażowych pod kątem ustalenia stopnia konwersji oraz analizie wyników finansowych można na przykład poznać koszt przyciągnięcia nowych klientów.

Konieczne jest stworzenie cyfrowego pulpitu nawigacyjnego, na którym przechowywane będą dane. Jest to najważniejsze spośród zestawu narzędzi związanych z danymi finansowymi: przedstawia w centralnym miejscu obraz firmy w ujęciu 360-stopniowym oraz pozwala na współdzielenie informacji z szeroką grupą odbiorców. Na przykład, zależnie od wielkości firmy, można z łatwością wykorzystywać niedrogie narzędzia, takie jak Google G Suite czy Microsoft Office 365, w celu wzmacniania współpracy z zespołem.

Na rynku dostępnych jest wiele cyfrowych produktów z zakresu rachunkowości, które pomagają w zarządzaniu działaniami z zakresu monitoringu finansowego. Na przykład pewne cyfrowe narzędzia do badania przepływów pieniężnych przekazują jasny obraz sytuacji gotówkowej firmy. Pozwalają na uporządkowanie faktur, rejestrację płatności i przedstawiają szczegółowy obraz wpływów i odpływów środków pieniężnych z firmy. Przykładami takich narzędzi są Pulse, Fluidly oraz SlideBy.

Gdy już informacje zostały zebrane i zapisane… co dalej? Oto pewne etapy, które można przeprowadzić:
 

1. Ustalenie rodzaju potrzebnych informacji
2. Określenie ram czasowych: czy z danych korzystamy w celu oceny skuteczności określonego projektu, czy do oceny ogólnych wyników finansowych?
3. Utworzenie platformy cyfrowej do przechowywania danych oraz współdzielenie dostępu do platformy z zespołem.
4. Analiza danych w regularnych odstępach czasu w celu określenia wzorców i sformułowania wniosków.
5. Użycie danych do podejmowania świadomych decyzji i skutecznych działań.

Wspieranie cyfryzacji firmy pomaga także w identyfikacji obszarów wymagających doskonalenia lub rozwoju i pozwala na przewidzenie i przygotowanie się na przyszłe tendencje poprzez generowanie dynamicznych analiz danych w czasie rzeczywistym. To może pomóc w identyfikacji takich problemów, jak opóźnienia płatnicze, które są w stanie zrujnować przepływy pieniężne firmy.

Dzięki wspomnianemu pulpitowi nawigacyjnemu, firma jest w stanie formułować przewidywania, takie jak na przykład prognozy przepływów pieniężnych, które pozwolą na wczesne wysyłanie upomnień lub negocjowanie z dostawcami planu spłat, zanim problemy wymkną się spod kontroli.

Pewne problemy są jednak nieuniknione, nawet bez winy ze strony firmy. W tym zakresie pomocne może okazać się ubezpieczenie należności. Wiąże się ono z ochroną należności, których termin płatności wypada w ciągu 12 miesięcy, i zabezpiecza firmę przed nieprzewidzianym ryzykiem politycznym i handlowym. Ryzyko takie może obejmować upadłość klienta bądź zmiany przepisów importowych lub eksportowych, których wpływ na działalność okaże się niekorzystny.

Ubezpieczenie należności daje pewność, że firma nie musi zmagać się ze skutkami braku płatności, które mogą narażać na szwank możliwość jej działania w przyszłości, chroni jej przepływy pieniężne i pomaga unikać złych długów.