MŚP: dlaczego warto regularnie monitorować wyniki finansowe firmy

Ogólnoświatowy kryzys związany z pandemią Covid-19 wpłynął na gospodarkę światową w takim stopniu, w jakim żaden inny kryzys od czasu drugiej wojny światowej. Choć widać już perspektywy poprawy sytuacji, najbliższą przyszłość spowija jednak wciąż aura ryzyka i niepewności.

Ostatni rok pokazał nam, że żadna firma nie jest odporna na ryzyko, że ryzyko może nadejść z wielu kierunków oraz, że pojawia się ono o wiele szybciej, niż się go spodziewamy. Dawniej kryzysy finansowe rozwijały się w dłuższym czasie; dziś atakują nas z zawrotną szybkością. Kto mógłby pomyśleć, że statek, który utknął w Kanale Sueskim, może wstrzymać światowy handel (ENG) na tydzień?

Budowa fundamentów pod rentowną przyszłość wymaga prowadzenia ścisłej kontroli finansów dzisiaj. Wyjaśniamy, które KPI (kluczowe wskaźniki efektywności) są przydatne do oceny wyników finansowych i jak istotna jest wspomniana ocena 

Ryzyko związane z nieterminowymi płatnościami i upadłościami klientów było dość powszechne już przed wybuchem pandemii Covid-19; dotyczyło odpowiednio 47% i 32% firm w czterech największych gospodarkach europejskich w poprzedzającym roku, co zbadaliśmy w ankiecie finansowej (ENG) przeprowadzonej w marcu 2020 roku.

Nie jest niczym zaskakującym, że problemy firm zwiększyły się wraz z nadejściem kryzysu. Wzrosła liczba spółek dotkniętych problemem nieterminowych płatności, wpływającym na przepływy pieniężne w sposób zmuszający je do zmiany priorytetów – czasem wręcz dla zapewnienia przetrwania. To z kolei może wywołać efekt domina w zakresie upadłości firm, który powstaje, gdy niewypłacalna spółka nie jest w stanie wywiązać się ze swoich zobowiązań wobec partnerów handlowych, pozostawiając ich z nieopłaconymi fakturami. To natomiast oznacza opóźnienia płatnicze wobec ich dostawców oraz kolejnych podmiotów w łańcuchu dostaw.

W takich warunkach, przetrwanie firmy jest uzależnione od jej zdolności do szybkiego reagowania i wprowadzania zmian w miarę potrzeb. Najlepszym sposobem jest kontrola nad własną sytuacją finansową, aby wiedzieć, na co firmę stać, a od jakich działań powinna się powstrzymać.

To najlepszy moment na wprowadzenie regularnej, szczegółowej analizy sytuacji finansowej firmy: jej przepływów pieniężnych, poziomu zadłużenia oraz należności. Monitorowanie należy prowadzić ze szczególnym naciskiem na oznaki podatności na zagrożenia.

„Należy myśleć o tym tak, jak o serwisowaniu maszyn” mówi Nicolas Marchenoir, Szef Działu ds. Ryzyka Energetycznego w Allianz Trade. „Celem jest taka organizacja sprawozdawczości finansowej, aby móc wychwytywać problemy, zanim maszyna ulegnie awarii.”

W krótkiej perspektywie, celem jest pewność co do zdolności regulowania zobowiązań na koniec miesiąca. W dłuższej perspektywie chodzi o zrozumienie, jak będą przedstawiać się zwroty z inwestycji kapitałowych w ciągu nadchodzących dziesięciu lat.

• EBITDA (zysk przed uwzględnieniem odsetek, podatków, amortyzacji i umorzenia) przekazuje informację na temat całościowych wyników firmy.
• Marża zysku netto pokazuje, jaka część każdego euro przychodu uzyskanego przez firmę przekłada się na zysk.
• Operacyjne przepływy pieniężne oraz wskaźnik zadłużenia do dochodu pokazują stopień wypłacalności spółki w krótkiej i średniej perspektywie.
• Kapitał obrotowy to kwota płynnych aktywów netto, dostępnych do finansowania bieżącej działalności podmiotu.
• Wolne przepływy pieniężne pokazują, jaką kwotę firma jest w stanie wydać po opłaceniu takich pozycji, jak wynagrodzenia, czynsze i podatki.

Przepływy pieniężne (ENG) należy sprawdzać na co dzień, ponieważ jest to pomocne przy zarządzaniu wydatkami. Radzimy prowadzenie oceny wyników i korygowanie celów na najbliższą przyszłość w ujęciu miesięcznym, wyników sezonowych w ujęciu kwartalnym, a corocznie – w celu oceny zmian, jakie zaszły od momentu ustalenia celów rocznych oraz ich przyczyn.

Najgorszym, co można zrobić, jest jednorazowe wykorzystanie wszystkich KPI w celu zebrania informacji oraz zaprzestanie ich wykorzystania natychmiast po opracowaniu odpowiedniego arkusza kalkulacyjnego, ponieważ takie podejście nie pomoże w zapobieganiu problemom związanym z przepływami pieniężnymi.

Dla uzyskania rzeczywistego obrazu sytuacji, warto w omawiany proces zaangażować cały zespół:

-    Zaplanować regularne reporty: zbieranie danych i udostępnianie ich na cyfrowym pulpicie kontrolnym lub w chmurze.
-    Analiza danych wraz z zespołem w celu oceny dotychczasowych wyników i opracowania prognoz na przyszłość.

Dobrym pomysłem jest przyjęcie szerszej perspektywy i analiza statystyk dotyczących bezrobocia, tendencji makroekonomicznych i dotyczących poszczególnych sektorów, zmian demograficznych, a nawet ryzyka klimatycznego, jakie może wchodzić w grę (wystarczy pomyśleć o wzrastającej liczbie ekstremalnych zjawisk pogodowych, które mogą powodować zakłócenia w łańcuchu dostaw firmy).

Warto rozważyć możliwość skorzystania ze specjalistycznego doradztwa, na przykład świadczonego przez analityka ds. ryzyka. Analiza i zawieranie umów ubezpieczenia w zakresie ryzyka staje się coraz istotniejsze, ponieważ firmy muszą funkcjonować na rynku charakteryzującym się rosnącą zmiennością. Analitycy ds. ryzyka nie tylko wrzucają dane do arkusza w komputerze, lecz także analizują cały ekosystem, w jakim firma działa i pomagają zrozumieć liczby (ENG), co pozwala na podejmowanie bardziej świadomych decyzji.

Specjaliści ds. ubezpieczeń ryzyka w Allianz Trade to zaufani doradcy w procesie podejmowania kluczowych decyzji w związku z polisą ubezpieczenia należności firmy , zapewniając dodatkową ochronę i pomagając w bezpiecznym rozwijaniu działalności.

Aby uzyskać więcej wskazówek i porad dotyczących monitorowania finansowego w firmie, pobierz nasz ebook: Bardziej efektywna analiza wyników finansowych firmy.