Hjelp med inkasso

Når dere søker om dekning på en kjøper, er det viktig å påse at det er den riktige kjøperen ved å undersøke at all dokumentasjon fra kunden (kjøpsordre, fakturaer, MVA-nummer) er i overenstemmelse med kredittsøknaden.

Hvorfor er dette viktig?
Det er ikke alltid slik at navnet på selskapet slik det fremstår på kontorets dørskilt eller hjemmeside er den riktige juridiske enheten som har deres utstående. Ved å forsikrede dere om at dekningen faktisk er på den korrekte kunden bidrar dere til en optimal kadebehandling.
Informasjonen dere må undersøke er følgende:

1. Selskapets navn og ID
2. Faktura-adressen
   

Hva gjør man når kunden endrer opplysningene sine?
Send oss en email til contact.no@allianz-trade.com med polisenummeret og EH-ID på kjøperen og den korrekte oppdaterte informasjonen.

Hold oversikt over forsikringsdekningen

Uten en gyldig forsikringsdekning på en gjeldende eller ny kunde som uteblir å gjøre opp, kan det være at det utestående beløpet likevel ikke er dekket selv om det foreligger en limit.

Dette er det må passe på:

• Gyldig "limit"
  Dere burde være oppmerksomme på eventuelle reduksjoner eller kanselleringer, passe på å søke nye "limits" eller at dere faktisk kan benytte egenvurdering.

• Dekningsgraden vs. handelsomfanget
  Ettersom kundeforholdet med kjøperen utvikler seg vil også salgsnivået variere. Mens dette pågår er det viktig å sørge for at dere er dekket i henhold til polisens vilkår om dekning. Det er spesielt viktig å vurdere om dekningsgraden iht. limit er høy nok i forhold til deres utestående (det til enhver forfalte utestående beløpet deres kunde har). Dersom dere vurderer å selge for et høyere beløpet enn den "limit", vil dere kun være dekket opptil denne.

Dersom kunden deres ikke reagerer på deres henvendelser og fakturaene er forfalt, må dere kontakte oss og oversender kravet til inkasso i henhold polisens spesielle vilkår. Det er viktig å huske på at dere ikke vil være dekket for ytterligere varer eller tjenester til samme kunde dersom vilkårene ikke overholdes.

Det er ikke vanskelig å oversende krav til inkasso. Vennligst fyll ut dette skjemaet/form  og mail det som vedlegg til claims-collections.no@allianz-trade.com sammen med eventuell annen dokumentasjon.

Vi vil iverksette inkassotiltak umiddelbart. Administrasjonsteamet vårt vil starte med å gå gjennom saken deres for å forsikre oss om at vi har all den dokumentasjonen vi behøver. Hvis det mangler noe dokumenter vil vi ta kontakt på email og opplyse om det er vi nøyaktig trenger.

Ideelt sett vil enhver oversendelse av en inkassosak inneholder fakturakopier, ordrebekreftelse, purringer og eventuell korrespondanse som viser at kunden skal betale kravet. Desto mer skriftlig dokumentasjon som kan bringes til veie, jo raskere kan vi igangsette innfordringen i saken.

Vi forstår at et godt kundeforhold er essensielt for å lykkes. Dersom dere bestemmer dere for å forhandle frem nye betalingsbetingelser i en pågående forsikret sak, er det svært viktig at dere tar kontakt med oss først for godkjenning.

I et løpende og normalt kundeforhold er det ikke uvanlig at man star overfor spesielle betalingssituasjoner. For eksempel kan en kunde som ellers gjør opp rettidig ønske å betale senere, anmode om utvidelse av forfallstidspunkt, anmodning om delbetaling, betalingsplan eller andre oppgjørsløsninger. Allianz Trade kan svært ofte bistå i slike situasjon, hvor god kommunikasjon med oss er viktig.

FØR ENHVER AKKSEPT AV ENDRING ER DET VIKTIGE Å HUSKE PÅ:
Det er nødvendig at Allianz Trade vurderer og godkjenner:

• Betalingsplaner
• Utsettelse/henstand

Gjeldsinndrivelse er en trinnvis prosess som holder kostnadene under kontroll og kan overvåkes kontinuerlig. Vi starter med telefonsamtaler og brev som klargjør forespørselen og bruker vårt navn og omdømme i markedet. Vi kan inngå forhandlinger med kunden din om ønskelig. Hvis ingen av disse tiltakene er vellykkede innen rimelig tid, kan vi tilby juridisk bistand ved rettslig prosess. Vi diskuterer dette med deg før noen tiltak blir iverksatt.

Det varierer avhengig av saksforhold og land. Økonomiske, politiske og kulturelle årsaker har alle innvirkning på kundeatferd. Vi tar sikte på å inngå en avtale med debitoren så raskt som mulig. Vi unngår søksmål, da det kan føre til lange forsinkelser. Hør med ditt inkassoteam om tidsaspekt og prosess. 

Noen ganger lykkes vi ikke med å inndrive gjelden uten rettslig prosess. På det tidspunktet diskuterer vi situasjonen med deg og forklarer hvilke alternativer som er tilgjengelige. Hvis du bestemmer deg for å stoppe inndrivelsen på det tidspunktet, så avslutter vi saken. Alternativt kan det hende du vil gå til sak. Hvis det er hensiktsmessig, forteller vi hvor sannsynlig det er at du lykkes, hvor lang tid det kan ta og hva det kan koste, slik at du kan bestemme om du vil fortsette.

Dersom dere har valgt å benytte dere av våre inkassotjenester bidrar vi ved å erstatte inkassoomkostningene deres. Finn ut hvordan erstatningen fungerer.  

Eksempel 1: Fordringer er lik eller mindre enn limit

La oss si at dere har en innvilget kredittgrense (limit) på en kjøper med NOK 100.000 og at dere har utestående fordringer på NOK 100.000. Her vil vi dekke deres fulle utstående. Når dere sender saken til inkasso hos oss vil vi først forsøke å inndrive hele kravet: NOK 100.000 eller overskytende uforsikret beløp.

På dette tidspunktet gjør vi en forhåndshåndsvurdering av dekningsprosenten, som er ratio av dekket (forsikret) beløpet og utestående gjeld. For eksempel vil en innvilget kredittgrense med NOK 100.000 og utestående fordringer på NOK 100.000, gi en ratio på 100%. Der hvor utestående fordringer er høyere enn innvilget kredittgrense vil dekningsprosenten reduseres.

For innkrevingen av de NOK 100.000 vil vi utstede et gebyr som dekker våre administrative utgifter, i tillegg til eventuelle rettsgebyrer. I dette eksempelet, hvor det ikke har påløpt noen rettslige inndrivelsesgebyrer og hvor vårt gebyr vil være hhv. 1000 EUR og 10%, vil erstatningen av inkassoomkostningene være i overenstemmelse med dekningsgrande som følger av polisen deres, 90%.

Erstatningen av omkostningene gjøres på følgende grunnlag:
Gebyrer (administrasjonsgebyr, rettsgebyrer og provisjonsfakturaer) x forsikret utestående% x dekningsgraden iht.polisen % = Allianz Trade erstatning.

Vi vil dermed erstatte dere følgende:
NOK 10.000 x 100% dekning av utestående x 90% dekningsgrad iht.polisen = NOK 9.000.

Dette viser avslutningsvis at kostnadene ved inndrivelse er redusert fra, i stedet å betale NOK 10.000, til NOK 1.000+ MVA for provisjon av det fullt inndrevet beløpet.

Dersom betingelsene i avtalen mellom dere og kunden åpner for at kunden skal dekke utgifter ved inkassotiltak, vil vi også forsøke å inndrive disse, slik at dere vil få krevd inn deres utestående uten noen omkostning.

Eksempel 2: Utestående fordringer er høyere enn kredittgrensen (oversalg)

La oss her ta utgangspunkt i at dere har en innvilget kredittgrense (limit) med en kjøper på NOK 100.000 og at deres utestående fordringer er på NOK 120.000, altså høyere enn innvilget limit. Vi forsikrer opp til og med NOK 100.000 av det utestående beløp, selv om vi selvfølgelig også vil drive inn det overskytende ikke-forsikrede beløpet: NOK 120.000.

Som i tidligere nevnte eksempel vil vi belaste saken med et gebyr og/eller en provisjonssats for vellykket inndrevet beløp, på eks. 10%. Ved å legge til grunn at polisens dekningsgrad er 90%, vil deres dekningsprosent av inkassoomkostningene bli NOK 100.000/12.000= 83%.

Ved å legge til grunn samme formel som i det første eksempelet, vil vi erstatte deres omkostninger med:
NOK 12.000 x 83% dekningsprosent x 90% dekningsgrad iht. polisen = NOK 8960.40.

Avslutningsvis vil det derfor fremgå at i stedet for å betale NOK 12.000 i inkassoomkostninger, vil dere kun behøve å betale NOK 3030, 60+ MVA for inndrivelse av de forfalte kundefordringene på NOK 120.000 (en kostnad på kun 2.5 % av det innkrevede beløp).

Inkassosatsene våre kan variere beroende på omstendighetene og spesielle forhold, slik som landet kjøperen har sin virksomhet. Disse skal følge av den signerte kredittforsikringsavtale eller inkassoavtale.

Vennligst bemerk at vi kan bidra til deres interne administrative kostnader og utgifter.

Ja. Vi er forpliktet til å beskytte kundeporteføljen din. Som en tredjepart med et globalt omdømme, lokal kunnskap og dyp innsikt i kundeøkonomi, kan vi ofte forhandle mer effektivt for å sikre at du mottar betalinger innen de forfaller.

Vi har egne kontorer som tilby inkassotjenester i over 50 land. Dette er videre støttet av et globalt nettverk av samarbeidsparntere som tibyr lokal ekspertise som gir en effektiv inndrivelsesprosess i til sammen over 130 land.

Ja. Rundt om i verden har vi mer enn 600 dedikerte ansatte på inkasso. Våre inndrivere jobber ikke bare for oss – de jobber for deg. De er ambassadører for organisasjonen din når de inndriver dine ubetale fakturaer.