Dubieuze debiteuren: elk bedrijf krijgt er mee te maken
Het is misschien wel de belangrijkste bedreiging waar je bedrijf mee te maken heeft. Geld dat vastzit in niet-betaalde nota’s gaat ten koste van je werkkapitaal. Dit is het geld dat je nodig hebt om je business te runnen. Het laatste wat je wilt is dat hier de klad in komt. Daarom is het van groot belang voor een gezonde onderneming om voldoende aandacht te besteden aan het voorkomen en het bewaken van dubieuze debiteuren. Dat begint met een strak debiteurenbeheer.
Het hele proces van offreren, factureren, aanmanen en incasseren vraagt om strikte, vastomlijnde aanpak waar je niet van afwijkt. Meer hierover lees je in onze gratis whitepaper ‘Tips voor incasso en slim debiteurenbeheer’. Alles is erop gericht dat jouw klanten merken dat jij serieus werk maakt van het hele proces rondom de betaling. Daar is geen speld tussen te krijgen. Daarmee vergroot je de kans dat jouw klanten hierin mee bewegen en jouw nota’s tijdig meenemen als er betalingen worden verricht.
Hoe ga je om met dubieze debiteuren?
- Lever je op rekening? Check vooraf de kredietwaardigheid van jouw prospect of klant.
- Is de betalingstermijn van een nota verstreken? Bel even met de klant en vraag hoe het zit.
- Stuur vervolgens een herinneringsnota en verwijs naar het telefoontje.
- Gebeurt er niks dan stuur je een aanmaning en later nog eens een tweede aanmaning. Om vervolgens de factuur uit handen tegen aan een incassobureau. Hopelijk is dat afdoende om alsnog (een deel van) je geld te zien. Ondertussen staat de niet betalende klant bij jou op het lijstje van dubieuze debiteuren.
- Op een gegeven moment -als je alles hebt gedaan- moet je je verlies nemen. Dan tref je (boekhoudkundig) een voorziening om je dubieuze debiteuren af te schrijven. De belastingdienst heeft hier regels voor. Je kunt het verlies belastingvrij afschrijven, maar dan moet je wel aan diverse voorwaarden voldoen. Zo moet je kunnen aantonen dat je de betreffende klant serieus achter zijn broek hebt gezeten. Overigens kun je ook de btw van (niet betaalde) openstaande factuur terugvragen aan de Belastingdienst.
