Come intercettare le frodi: i nostri esperti svelano le truffe più recenti e come mitigarle

Vikshay Vijai: Quando parliamo di frodi che colpiscono le organizzazioni oggi, in realtà ci riferiamo a due tipi: frodi interne ed esterne.

Le frodi interne includono una serie di atti commessi dai dipendenti di un'organizzazione. Un esempio è l'appropriazione indebita, dove i dipendenti sottraggono denaro o deviano fondi, ad esempio attraverso fatture false. Spesso vediamo casi in cui i dipendenti elaborano rimborsi sui propri conti. L'appropriazione indebita di beni, come il furto di inventario, è anch’essa comune, soprattutto in settori come l'edilizia e la sanità. Questi furti spesso coinvolgono piccole quantità prese nel tempo, rendendo difficile la loro individuazione fino a quando un audit non rivela le discrepanze.

Al contrario, le frodi esterne coprono atti commessi da terze parti. Una tattica comune è la truffa del "falso CEO", in cui i truffatori si fingono dirigenti per ingannare i dipendenti a trasferire fondi o rilasciare merci a magazzini falsi. Gli schemi di deviazione dei pagamenti sono anch’essi diffusi, spesso coinvolgendo messaggi falsificati con dettagli di pagamento alterati. Un altro problema è la frode dei buyer, dove i criminali si spacciano per partner commerciali o clienti legittimi per sfruttare le aziende.

Marius Schirmer: Può esserci una discrepanza tra il tipo di frode che le persone si aspettano e ciò che vediamo realmente quando analizziamo i dati sui reclami che elaboriamo. Ad esempio, le frodi interne hanno causato il 69% delle perdite legate alle frodi nel 2023, anche se le minacce esterne ricevono tipicamente più attenzione.

Marius: Grandi eventi come tornei sportivi o la pandemia di COVID-19 attirano l'attenzione del pubblico e aprono nuovi scenari e motivi che i truffatori possono sfruttare per i propri scopi. Tuttavia, abbiamo raramente visto un collegamento diretto tra questi eventi e un aumento dei casi di frode, presumibilmente perché le intenzioni criminali sono sempre presenti e cercano le loro opportunità. Tuttavia, questi eventi aumentano la consapevolezza delle potenziali minacce di frode e presentano nuove storie e schemi per cui prepararsi.

Ernst Atisme: Prendiamo l'esempio di un grande evento sportivo. L'entusiasmo intorno a un evento così grande potrebbe portare i dipendenti di un'organizzazione a trascurare le misure di sicurezza standard quando comunicano con qualcuno che si dichiara coinvolto nell'evento. È cruciale che le aziende adottino politiche di prevenzione delle frodi solide durante tali eventi.

Vikshay: I deepfake e l'AI stanno diventando strumenti sempre più comuni per i truffatori. Un deepfake può essere rappresentato da un video, una clip audio o un'immagine falsi che sembrano reali ma sono stati creati con l'AI. Vi farò un esempio recente della vita reale: un criminale ha creato contenuti video e audio deepfake impersonando il Chief Financial Officer (CFO) di un'organizzazione, chiedendo a un dipendente di trasferire fondi a un certo conto. Credendo veramente di parlare con il CFO, il dipendente ha trasferito la cifra sbalorditiva di 25 milioni di dollari. Queste truffe sono altamente efficaci perché giocano sulla fiducia dei dipendenti nei confronti del management aziendale.

Ernst: Inoltre, l'AI generativa, che produce contenuti complessi, sta rivoluzionando le frodi. Oggi i truffatori possono usarla per industrializzare le frodi esterne, lanciando numerose truffe contemporaneamente. Con un solo sistema di AI, i criminali possono prendere di mira molte organizzazioni nello stesso tempo, mantenendo il tono giusto per ciascuna, o avvicinandovisi molto.

Marius: Per prevenire le frodi, le aziende devono adottare misure creative e sofisticate. Implementare una politica di segnalazione per consentire ai dipendenti di segnalare attività sospette, come incoraggiato dalla recente direttiva dell'Unione Europea sulla segnalazione, è un buon inizio. Tuttavia, le aziende devono anche promuovere una cultura in cui i dipendenti si sentano sicuri di segnalare attività sospette o semplicemente utilizzare un canale di comunicazione diretto per confermare una richiesta potenziale con il Consiglio di Amministrazione. La formazione regolare sulla consapevolezza e l'affrontare le motivazioni individuali che spingono a commettere frodi sono passi essenziali. Infine, le aziende devono garantire un maggiore livello di formazione in merito alle transazioni finanziarie per assicurare una protezione completa. Ad esempio, se un dipendente riceve una chiamata dal proprio capo che chiede di trasferire fondi, è cruciale che verifichi la richiesta tramite un canale aggiuntivo, come un'email.

Vikshay: Assumere un Certified Fraud Examiner (CFE) o esternalizzare a un'agenzia di prevenzione delle frodi può essere altamente efficace. Tutte le principali aziende Fortune 500 hanno utilizzato i CFE, e per una buona ragione. Anche utilizzare tecnologie moderne come l'autenticazione a più fattori per l'accesso agli account e la televisione a circuito chiuso (CCTV) può aiutare a prevenire le frodi. Altre buone pratiche includono il doppio controllo con i superiori sui trasferimenti di denaro e il controllo incrociato delle transazioni.

Ernst: Anche con dipendenti altamente fidati, le aziende devono rimanere vigili di fronte al rischio di frodi interne. Impiegare un responsabile del rischio per condurre audit può aiutare a identificare i potenziali rischi e implementare le misure necessarie come la formazione e i sistemi di controllo. Queste misure proattive sono fondamentali per prevenire le frodi interne. Detto questo, l'assicurazione contro le frodi rimane il modo migliore per le aziende di proteggersi. Dopotutto, perché assumersi tutto il rischio quando si può affidare a un partner specializzato?

Ernst: Anche adottando misure preventive, il rischio di subire una frode rimane, come la conseguente perdita finanziaria o danno reputazionale. Attivare una copertura assicurativa è indispensabile per la protezione finanziaria.

Vikshay: L'assicurazione contro le frodi è essenziale per qualsiasi azienda che desideri crescere. Nel Regno Unito, dove mi trovo, quasi due aziende su tre sono state vittime di frodi negli ultimi anni. Per garantire una protezione completa e supportare la crescita aziendale, l'assicurazione contro le frodi è un must.

Marius: In Allianz Trade, consigliamo alle aziende di ottenere una protezione assicurativa a 360 gradi contro errori umani e atti illegali intenzionali, da aggiungere al sistema di prevenzione interna: l’assicurazione contro le frodi è una salvaguardia vitale tanto quanto l'assicurazione D&O (“Directors & Officers Liability”) ed è rilevante per aziende di praticamente qualsiasi dimensione.